Minggu, 17 Oktober 2010

Tugas Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
  • Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

1.Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna
Yaitu suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan benar-benar arsip yang dipergunakan oleh kantor tersebut. Sedangkan yang tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan.
2. Menyimpan warkat secara sistematis dan efisien
yaitu agar arsip yang tersimpan kedalam filling cabinet atau tempat penyimpanan lain. Menggunakan sisterm yang sesuati. Prosedur penyimpanan yang benar, metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada motto di bidang kearsipan. Menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.
3. menemukan kembali dengan mudah
Jika pihak lain menginginkan arsip, maka petugas arsip haris dapat menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-kode penyimpannya yang memudahkan dalam penemuan kembali.

1.      Pengertian Arsip


Istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu :
  1. Kumpulan naskah/dokumen yang disimpan
  2. Gedung (ruang) penyimpan kumpulan naskah/dokumen
  3. organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya barang kertas saja, tetapi dapat berupa naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suar, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam  penciptaannya.
Pengertian arsip di negara kita diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang :”KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :

Arsip adalah

1.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan fungsinya, maka arsip dibedakan menjadi :
1.      Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan  kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2.      Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk genarsi yang akan dating.
Dalam ilmu kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu :
1.      File                : Early Archieve (arsip aktif)
2.      Record                      : Permanent File (arsip ini aktif)
3.      archive                      : Permanent Record (arsip statis)

2.      Peran Arsipbagi Suatu Organisasi


Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut.
Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut :
  1. Alat utama ingatan organisasi
  2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
  3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
  4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
  5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3.      Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban  tersebut.
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :
  1. Menerima warkat
  2. Mencatat warkat
  3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
  4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
  5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
  6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
  7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar