TUGAS KEARSIPAN

Peran Arsip bagi Suatu Organisasi

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut.

Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut :

1.     Alat utama ingatan organisasi

2.     Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3.     Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4.     Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5.     Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban  tersebut.

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :

1.     Menerima warkat

2.     Mencatat warkat

3.     Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4.     Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.

5.     Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6.     Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7.     Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

kepribadian sekretaris

kepribadian sekretris dapat tercemin melalui pola tindak tanduk / tingkah laku (personality) yang diwujudkan dalam bentuk profil sekretaris profesional untuk itu profil sekretaris profesional tidak hanya berkaitan dengan masalah kompetensi, tetapi juga sikap. dalam diri seketaris harus mencerminkan sikap kepribadiannya sekretaris profesional. 
1. kebanggan pada pekerjaannya 
2. komitmen pada kualitas 
3. dedikasi kepada kepentingan klien 
4. keinginan tulus untuk mencintai profesinya 
5. menjiwai dan mencintai profesinya 
6. jujur, bisa dipercaya dan setia 
7. mampu bertindak proaktif 
8. menyelesaikan tugas secara efektif dan efisien
9. punya kreativitas 
10. menyukai inovasi